Waarom verzamelen we welke gegevens en waarom doen we dat?

Carnavalsvereniging de Wielwaoiers verzamelt;
(Oud) Leden van de vaste kern
Naam, telefoonnummer en e-mailadres of adres.
Dit wordt verzameld op de externe harde schijf van het secretariaat.
Deze gegevens zijn van belang om de (oud)leden te kunnen informeren en uit te nodigen voor evenementen.
Deze gegevens blijven altijd bewaard. Het is voor (oud)-leden altijd mogelijk om de CV te vragen zijn of haar
gegevens te verwijderen uit het bestand.
Een papieren versie van dit bestand wordt bewaard in de archiefkast van de vereniging.

Leden CV de Wielwaoiers (jaarlijks lidmaatschap)
Naam, adresgegevens en soort lidmaatschap.
Dit wordt verzameld op de externe harde schijf van het secretariaat.
Deze gegevens zijn van belang om bij te houden wie er wel/geen lidmaatschap heeft. En om die leden korting te
geven op onze evenementen. Daarnaast is het belangrijk om bij de mensen langs te gaan met de vraag of zij hun
lidmaatschap willen verlengen of dat zij een nieuw lidmaatschap aan willen vragen.
Deze gegevens blijven maximaal 3 jaar bewaard.

Dansgardes
Mobiele telefoonnummer en e-mailadres (van de leden of van hun ouders).
Dit wordt verzameld op de harde schijf van het secretariaat.
Deze gegevens zijn van belang om de leden of ouders te informeren. Bijvoorbeeld over danstijden, contributie,
kleding of optredens.
Deze gegevens blijven maximaal 1 jaar bewaard.
Daarnaast worden er foto’s gemaakt van de dansgardes die gebruikt kunnen worden voor de website of in de gids.

Bezoekers evenementen
Er worden geen gegevens verzameld van bezoekers die naar evenementen van Carnavalsvereniging de Wielwaoiers komen. Bezoekers kunnen op de foto gezet worden. Foto’s die gemaakt worden door de fotograaf van Carnavalsvereniging de Wielwaoiers kunnen op de website of in de gids gepubliceerd worden. Wanneer bezoekers niet op de foto willen, mogen zij dit aangeven bij de fotograaf of via info@wielwaoiers.nl. Via info@wielwaoiers.nl of via het contactformulier mogen bezoekers altijd verzoeken om de foto te verwijderen. Carnavalsvereniging de Wielwaoiers zal daar gehoor aan geven.

Hoe laten we dat weten?
(Oud) Leden van de vaste kern
Mailen om te laten weten dat wij hun gegevens bewaren en met welk doel. Laten reageren met ‘Ja’ wanneer zij
hiervoor toestemming geven.

Leden CV de Wielwaoiers (jaarlijks lidmaatschap).
Bij de aanschaf van een lidmaatschap gaan de mensen akkoord ons privacy beleid. Dit zal duidelijk gemaakt worden
bij het afsluiten van het lidmaatschap. Er zal een regel op de lidmaatschapskaart komen die aangeeft dat men
ermee akkoord gaat. Daarnaast zal er informatie gegeven worden door de raadsleden die het lidmaatschap
afsluiten.

Dansgardes
De dansgardeleden (of hun ouders) wordt gevraagd om een toestemmingskaart in te vullen.

Bezoekers evenementen
De bezoekers van de evenementen zullen hiervan op de hoogte gesteld worden door middel van een visuele
aankondiging aan de deur.

Hoe gaan we om met die gegevens?
Alle gegevens worden bewaard op harde schijf van het secretariaat.
De gegevens worden enkel gedeeld met vrijwilligers binnen de carnavalsvereniging waarbij het noodzakelijk is voor de
uitvoering van zijn/haar functie bij de carnavalsvereniging.
De gegevens zullen niet worden gedeeld met andere organisaties of personen.

Functionaris voor gegevens bescherming
Carnavalsvereniging de Wielwaoiers heeft geen functionaris voor gegevensbescherming. Dat hoeft ook niet omdat
wij geen persoonsgegevens analyseren en geen bijzondere persoonsgegevens opslaan.
Bij vragen dient het secretariaat van de vereniging als aanspreekpunt.

Vrijwilligers informeren of opleiden
De persoonsgegevens worden enkel met andere vrijwilligers binnen de vereniging gedeeld. En alleen als die noodzakelijk zijn bij de uitvoering van zijn/haar functie. Als dit gebeurt, zal deze vrijwilliger geïnformeerd worden dat er van hem of haar verwacht wordt hij/zij verantwoordelijk met deze gegevens omgaat en dat hij/zij deze gegevens niet mag delen met derden.

Procedure opstellen voor het melden van datalekken
Er is sprake van een datalek als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens
zouden mogen hebben. Een datalek is het gevolg van een beveiligingsprobleem. In de meeste gevallen gaat het om
uitgelekte computerbestanden, een gestolen geprinte ledenlijst of cliëntgegevens. Andere voorbeelden zijn
cyberaanvallen, verkeerd verzonden e-mail, gestolen laptops, afgedankte niet-schoongemaakte computers en
verloren usb-sticks. Carnavalsvereniging de Wielwaoiers is verplicht datalekken te melden binnen 72 uur na
ontdekking. De procedure hiervoor is als volgt:
Een datalek moet gemeld worden bij het secretariaat van CV de Wielwaoiers.
– De secretaris zal de rest van het bestuur hierover informeren.
– De secretaris checkt wat er gelekt is.
– De secretaris brengt samen met de persoon die de gegevens gelekt heeft in kaart wat de gevolgen zijn
voor de personen van wie de persoonsgegevens gelekt zijn. Eventueel in gesprek met (een aantal)
betrokkene(n).
– De secretaris doet melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens
(http://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Deze melding bevat:
• De Aard van de inbreuk;
• De instanties of persoon waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen;
• De aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken;
• Een beschrijving van de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de
verwerking van persoonsgegevens;
• De maatregelen die de organisatie heeft genomen of voorstelt te nemen om deze gevolgen te
verhelpen.

Indien u vragen heeft over ons privacybeleid, kunt u contact opnemen met ons secretariaat via info@wielwaoiers.nl